Bolsa de horas

Bolsa de horas

Nivimu cuenta con un sistema automático de distribución de defecto y exceso de tiempo trabajado en diferentes bolsas de horas. Esto nos servirá para facilitar el control horario de nuestros trabajadores.

1. Bolsa de horas normal (bolsa de horas extra): En esta bolsa se acumularán el exceso y defecto de horas trabajadas del empleado. Por ejemplo, si ha trabajado más horas de las que debería, el tiempo extra se añadirá a esta bolsa de horas. Si trabaja menos tiempo del debido, acumulará horas negativas. Son las horas acumuladas que ha hecho de más o de menos el trabajador. Las coge del contrato (40h, 20h, etc.). Por ejemplo, si una semana ficha 36h y la otra 44h con un contrato de 40h semanales, serían 0h como cómputo final.

2. Bolsa de horas de Libres trabajados: funciona igual que la bolsa de horas de festivos trabajados, pero con los días libres. Si un empleado trabaja un día libre, podremos compensar las horas de ese día en control horario, añadiendo un ‘día libre: compensación por día libre trabajado’ desde las plantillas predefinidas del menú ‘plantillas’. Son días libres que el empleado ha trabajado y fichado o días que debe a la empresa por haberlos disfrutado. Por defecto, coge las horas y los días (40h y 5 días a la semana) y establece de lunes a viernes como trabajados y sábado y domingo como libres "normales" (si no hay otro horario marcado en el perfil de usuario).

3. Bolsa de horas de festivos: si el usuario ha trabajado un día festivo, estas horas se sumarán a la bolsa de horas de vacaciones. Podremos compensarlas en el control horario realizando una compensación por festivo trabajado. Añadiendo un ‘día libre: compensación por festivo trabajado’ desde las plantillas predefinidas del menú ‘plantillas’.

Si en lugar de realizar compensaciones tratáramos de regularizar las horas extras trabajadas configurando días libres normales, el sistema nos lanzaría un error puesto que el trabajador no estaría alcanzando las horas que le corresponden por contrato.

Importante

No podemos configurar días libres encima de festivos.

Horas programadas

En la parte inferior de cada uno de los usuarios de la lista veremos unos números que nos indican las horas teóricas del empleado (a la derecha, en gris) y las horas que tenemos programadas (a la izquierda, en naranja, verde o rojo).

• Si las vemos en naranja: el trabajador tiene menos horas programadas que teóricas.

• Si las vemos en verde: el trabajador tiene el mismo número de horas programadas y teóricas, por lo que el horario está cuadrado con su contrato.

• Si las vemos en rojo: el trabajador tiene más horas programadas que teóricas.

En la esquina superior izquierda de la tabla veremos la suma de todas las horas de los trabajadores que haya en la tabla, tanto las teóricas como las programadas. De esta forma, podremos ver si las horas que nos corresponde programar para todos los trabajadores en un día, una semana, o un mes están bien configuradas.

Multiplicadores de horas

Los multiplicadores de horas nos servirán para determinar el valor de las horas extra, las horas de los días libres trabajados, las horas de los festivos trabajados y las horas de los festivos autorizados trabajados. Por ejemplo, si en tu empresa las horas de los días festivos trabajados se pagan o se compensan al doble del valor de la hora normal, podrás configurarlo desde aquí.

Los multiplicadores de horas se configuran para cada centro. Para hacerlo, tendremos que ir al apartado de ajustes y hacer clic en zonas. Una vez dentro, seleccionaremos el centro al que queramos configurarle los multiplicadores y haremos clic derecho sobre él. Seleccionaremos ‘editar’ y en la ventana que se abrirá haremos clic en la pestaña ‘bolsas de horas’. Cuando estemos aquí, podremos editar el valor de la hora a pagar y a compensar en cada una de las bolsas de horas.

A la hora de aceptar o rechazar una solicitud de exceso de horas, veremos los multiplicadores de horas extra que hayamos configurado, aunque será posible para los administradores editarlos dentro de la propia solicitud, de modo que en todo momento podrán decidir cuál es el valor de la hora aunque haya uno prefijado en la configuración.

Solicitudes de exceso / defecto de horas

Cuando uno de tus trabajadores tenga un exceso de horas (haya realizado horas extra) o un defecto de horas (ha trabajado menos tiempo del que debería), se generará una solicitud de exceso/defecto de horas que podrás tramitar desde el módulo de gestión, apartado de Solicitudes. Estas solicitudes contendrán en su descripción información relevante para que decidas si la aceptas o la rechazas.

Solicitudes de exceso de horas

Cuando abramos una solicitud de exceso de horas veremos estos datos del informe horario:

• Jornada efectiva: Es el tiempo fichado incluyendo los redondeos y los ajustes de tiempo de cortesía. Es el cómputo de tiempo de trabajo real del empleado.
• Presencia: Nos indicará el tiempo desde que el trabajador ficha la entrada hasta que ficha la salida.
• Horas ordinarias: Es el cómputo de horas sin tener en cuenta las posibles horas extraordinarias de un trabajador, es decir, veremos las horas que quedan dentro de la jornada fijada en el contrato del trabajador.
• Tipo de día: Veremos el tipo de día al que corresponde la solicitud. Veremos si es un día libre, un festivo, un día trabajado etc.
• Horas teóricas: Las horas que le corresponden al trabajador según su contrato.
• Descansos: El tiempo de descanso no retribuido del trabajador.
• Diferencia efectiva: La diferencia entre la jornada efectiva y las horas teóricas restándole el descanso no retribuido.
• Diferencia: Es la diferencia de horas entre la presencia y las horas teóricas incluyendo el descanso no retribuido.
• Día: El día al que corresponde la solicitud.

Bajo esta información veremos:

• Turno: Veremos el turno del trabajador correspondiente al día en el que se generó la solicitud. Tendremos información de la fecha y hora de entrada y fecha y hora de salida. El exceso propuesto se calculará en base al turno con respecto al fichaje.
• Fichaje: Veremos el fichaje del trabajador correspondiente al día en el que se generó la solicitud. Tendremos información de la fecha y hora de fichaje de entrada y la fecha y hora del fichaje de salida.
• Registro de solicitud: La fecha y hora de registro de la solicitud
• Exceso de horas propuestas: Veremos el cálculo del exceso de horas propuesto por la herramienta.

Si eres el encargado de aceptar o rechazar la solicitud, verás también el apartado ‘Bolsa de Horas Extra’: Aquí verás el exceso de horas propuestas calculado por Nivimu y podrás seleccionar las horas ‘a pagar’ y las horas ‘a compensar’. Por defecto, la totalidad del exceso de horas propuesto se colocará en el apartado ‘a compensar’, pero es posible distribuirlo como queramos haciendo clic en el lápiz de edición de la solicitud. Además, en el modo de edición también podremos editar los multiplicadores de horas, que previamente habremos configurado en las Zonas. Adicionalmente, verás tres botones que servirán para destinar todo a pagar, todo a compensar o todo a ambos.

¿Qué pasa al aceptar o rechazar una solicitud de exceso de horas?

Dependiendo de lo que hagamos con la solicitud obtendremos unos resultados u otros:

Si pulsas en ‘Rechazar’ o no gestionas la solicitud: no destinarás a pagar ni a compensar las horas extra del trabajador, su bolsa de horas quedará igual.

Si aceptamos la solicitud y seleccionamos a pagar: la información se trasladará a una bolsa de horas específica que generará una incidencia de nómina. Iremos a ‘validación de incidencias de nómina’ y la validaremos o no. Si la validamos, el trabajador lo verá reflejado en su próxima nómina.

Si aceptamos la solicitud y seleccionamos a compensar: las horas aceptadas se trasladarán a la bolsa de horas extra, que podremos consultar en la vista expandida de control horario, así como en el módulo de gestión, apartado regularizaciones.

Solicitudes de defecto de horas

Cuando abramos una solicitud de defecto de horas veremos: La misma información que en el exceso de horas: jornada efectiva, presencia, horas ordinarias, tipo de día, horas teóricas, descansos, diferencia efectiva y día. También veremos el turno y el fichaje del día al que corresponde la solicitud, datos desde los que se calculará el defecto propuesto, así como la fecha de registro de la solicitud.

Más abajo veremos una serie de apartados únicos de esta solicitud:

• Balance actual: veremos la cantidad de horas acumulada en la bolsa de horas extra actualmente.
• Balance después de rechazar según horas propuestas: el balance de horas en caso de que rechacemos las horas que nos propone la herramienta.
• Balance después de aceptar según horas propuestas: el balance después de aceptar según las horas que nos propone la herramienta.
• Defecto de horas propuestas: el balance de horas propuesto por la herramienta.
• Defecto de horas aceptadas: el defecto de horas que vamos a aceptar o rechazar. Por defecto, veremos el mismo número que en ‘defecto de horas propuestas’, aunque el encargado de resolver la solicitud podrá editar este valor.

¿Qué pasa al aceptar o rechazar una solicitud de defecto de horas?

Dependiendo de lo que hagamos con la solicitud obtendremos unos resultados u otros.

Si pulsas en ‘Rechazar’ o no gestionas la solicitud: las horas negativas se acumularán en la bolsa del trabajador, o lo que es lo mismo, restaremos horas de su bolsa.

Si pulsas en ‘Aceptar’: las horas negativas no se acumularán en la bolsa del trabajador, o lo que es lo mismo, le ‘regalaremos’ estas horas.

Atención

Si el trabajador tiene horario flexible, cuando haya un desajuste en sus horas, veremos un resumen de toda su semana en lugar de un día concreto. Al configurar horario flexible para un empleado no hay que configurarle turnos, sino que será él el que decida cuándo realizar las horas que tenga por contrato. Es por esto que el programa hace una revisión global y calcula el exceso o defecto de horas en base a la totalidad de la semana. :::